電子化についてよくあるご質問をまとめてみました。
１）色々と電子化があるようですが違いがわかりません？
大きくは二分されます。
過去の書類などを廃棄や検索目的の為に電子化するのが従来から行われている電子化です。
これとは異なり話題の電子化は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律で電子帳簿保存法といいます。2024年1月1日以降、電子取引で授受した取引情報のデータ保存が義務化されています。
Ｑ２）法律が複雑でわかりにくいのですが？
多々ありますが、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」が理解できれば大丈夫です。
e-文書法は、スキャナ保存を認める法律で、2005年に施行されました。法律で要求される全ての文書を電子化可能となります。会社法、証券取引法、保険業法など、複数の法律で定められた書類の電子化を認める法律です。
国税関係帳簿書類の電子化・保存方法の特例を定めた「電子帳簿保存法」は、国税局が積極的に推進中です。
e-文書法は、様々な法律で定められた書類の電子化を幅広く認める法律であり、電子帳簿保存法は、その中でも特に国税関係書類の電子化に特化した法律となります。
Ｑ３）電子化について文言がわかりくにのですが？
「書類」と「帳簿」は異なります。帳簿については既に会計システムで電子化されている場合が多数あります。書類の電子化とは紙ベースで交わしている書類をスキャナなどで電子化した上で保存する事です。
また、一般的な電子化ファイルのPDFやJPEGだけでは、「スキャナ保存」制度対応ではありません。
原本の代わりとなるように「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件が定められています。
真実性の確保とは、
高い証明力を規定するものであり、書類の授受から一定要件でのスキャン電子化、廃棄に至るまでのプロセスおよび電子データについて改変や消去の抑止が求められています。
具体的には、国税関係書類のうち重要な書類に関しては書類の授受、スキャン電子化と確認、タイムスタンプ付与、定期的な検査などの各事務に相互けん制、定期的な検査と再発防止からなる適正事務処理要件を盛り込んで事務プロセスを規定して運用管理を行います。
可視性の確保とは、
税務調査が適切に行えるように検索性と見読性が規定されています。
Ｑ４）電子化のメリットがわからないのですが？
保管スペースの削減、検索性向上、社内監査や税務調査に対応、月次処理の短縮、内部統制強化など多数あります。
企業が目指す「働き方改革」の推進になります。
コスト面では、書類を探す目に見えない時間と手間の削減が大きいです。
Ｑ５）設備に費用がかかりますか？
システムを導入する方が、考える手間が削減されますが、ソフトウェア（文書管理システム）は必要になります。
また、10万円前後の安価なスキャナがあれば大丈夫です。
Ｑ６）スタートするのは大変ですか？また過去の書類はどうすれば良いですか？
ソフトウェアに触れ、部分的にでもスタートするのが良いかと思います。また、過去書類は検索を多用しないのであれば、無理に電子化せず廃棄期限を待つのがコストや業務負担の面でおすすめします。
ご不明な点等ありましたら、お気軽にお問合せください。