メリットとデメリット

電子化のメリット
●書類を探す時間の短縮できます。パソコンの画面上で検索できます。
●離席せずに机上で書類を探すことができ印刷できる事は、大きなメリットです。
仮に保管スペースまで書類を探しに席を外す必要があれば、仮に１人１日３０分程度でも年間では１００時間のロスとなり、３０万円程度のコストになります。これは１人のコストですので、会社全体では莫大な費用となります。

また保管スペースが大幅に減量でき、保管コストの削減できます。
書類を保管する為には、ファィルに綴じ、キャビネットに保管し、使用頻度が少なくなれば保管箱に入れ倉庫などで保管するなど、手間もかかり、場所も取ります。面倒な為に適当な保管をすると、必要な場合に書類がなかなか見つからず時間を取られることとなります。

電子化のデメリット
●電子化した後でも廃棄する場合は、データが消滅しないか不安になる。
●データ紛失に備え、バックアップを取る必要があります。
●電子化を専門業者に全てを任せると莫大なコストがかかる。
費用を押さえる為には、
必要な書類のみ電子化する様に、書類の選別が必要です。
できることは、自前で行う。高性能のスキャナーが１０万円程度で入手できるようになりました。
手間が掛かるのは、電子化した書類にファイル名を付ける作業になります。
一定のルールを作らないと、ファイル名がバラバラになり、探す際にに非常に時間が掛かります。
スキャンする作業は、意外と簡単で時間も掛かりませんが、ファイル名を付けるのに時間が掛かります。
スキャンに時間が掛かるのは、サイズの違う書類であったり、ホッチキスなどで止められていたり、付箋など貼られ自動でスキャンできない場合です。

法定の保管期限が定められた書類を、早期に廃棄する場合には一定のルールがあります。
逆に言えば、法定の保管期限を定められていない書類については、任意に廃棄できます。
その際に安心して廃棄できるように、電子化すれば早期に廃棄できる上に、検索できるメリットも生まれます。

法定の保管期限前に書類を廃棄したい場合は、電子化の際にタイムスタンプを使うなど一定のルールがあります。