電子化の誤解

コストの削減を引き合いに出される場合が多いのですが、電子化の最大のメリットは、「情報の共有」と「正確性」による企業競争力の強化です。

コスト削減であれば、書類の現物を保管する方がコスト的に安い場合が多いです。弊社が外部保管の専門倉庫ですので料金など比較ください。
機密書類保管倉庫を運営し、書類の「外部保管」「保管切れ時の廃棄」「電子化コンサル」「廃棄回収」と一連の業務を受け賜る事ができます。

電子帳簿保存法に罰則はあるのか？
電子帳簿保存法は法律であり、悪質と判断された場合には罰則を受ける可能性あります。罰則例と言われているのが、青色申告の取り消しや、追徴課税、推計課税の徴収です。また、会社法に基づき過料が科されることもあります。

個人事業主や小規模企業は対象外か?
電子帳簿保存法は、規模に関係なくすべての法人・個人事業主を対象としています。また、すでに電子帳簿保存法に対応しているかどうかも関係ありません。

e-文書法と電子帳簿保存法は同じもの?
e-文書法と電子帳簿保存法は異なる法律になります。
e-文書法は、企業が扱う各種文書を対象とし、これまで紙ベースで保存しなければならなかった文書のうち一部について、電子保存してもよいと定めた法律です。各省庁が管轄し、申請や承認などはとくに不要とされます。
電子帳簿保存法は、e-文書法が想定する文書の中でも、国税に関する帳簿書類を対象としている点が確な違いがあります。

インボイス制度と同じもの?
インボイス制度は、「消費税」に関する制度で、適格請求書を保存することです。 発行や受領した電子インボイスを保管するには、電子帳簿保存法が求める要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法は「国税」に関する制度で、インボイス制度を補完する関係にあります。

手書きの帳簿や書類も電子保存が必要か?
手書きで作成された書類や手書きで加筆された電子的に作成された書類は、スキャン保存も不可のため、紙ベースで保存が必要です。要件を満たせばスキャン保存が可能な書類もあります。

パソコンにデータを保存すれば良いのか?
データを保存する際には要件（「真実性の確保」と「可視性の確保」）を満たすことが必要があります。訂正あるいは削除した場合は、その履歴を残すことが要件です。 ディスプレイの画面から出力できるように、プリンタや検索機能など必要です。

スキャナ保存していても原本は破棄しない方が良いのか？
電子帳簿等保存法の改正後、原本を不備なくスキャンした後はただちに破棄が可能になりました。

電子取引の記録を印刷しても良いのか?
電子帳簿等保存法では、電子取引における書類は紙ベースで保管することを禁止し、データのまま保存が求められています。