タイムスタンプ

タイムスタンプにより電子化された書類が存在していた事、また改竄されていない事が証明されます。

自社でタイムスタンプを使うには専用のソフトウェアが必要になります。
専用ソフトの価格には、とても幅があります。
使用する目的や規模に合わせた専用ソフトで無駄を省く必要があります。
提供するメーカーによる違い。また同じメーカーでも多数の専用ソフトが用意されています。

タイムスタスタンプ自体にも費用が掛かります。
専用ソフトでまとめて打ちすることで追加費用が発生を控える方法があります。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの必要性は、保存するデータの種類や利用するシステムによって異なります。一般的に、スキャナ保存や電子取引データ保存の場合、タイムスタンプが必要となるケースが多いですが、改正により、訂正や削除の履歴が残るシステムを利用している場合は不要になる場合もあります。

電子化は、e-文書法によって２００５年にスタートしました。
しかし、税と医療に関する電子化の要件があまりに厳格であった為なかなか進まない状況でした。
企業の書類で５０～７０％を占めるといわれ国税関係の要件が、この度大幅緩和され電子化のお問い合わせを多数いただくようになりました。

書類の電子化には、大きく２種に分類されます。
①過去に作成した書類や受け取った書類を電子化する。
②これから発生する書類を電子化する。

①については、法的な要件よりも書類を減らすことと探す手間を省くことが最大の目的です。
電子化しても全てが法的に適合しませんので、法定保管期限を守る必要は残ります。
この電子化は、従来から「１枚〇〇円で電子化！」などで請け負う電子化外注業者様も多数存在します。
この電子化料金は書類の状況により料金が大幅に異なります。（画像品質、ホッチキスの使用、紙の大きさ、折り、袋とじなど・・・）

②については、ほぼ全ての書類が対象になり、文書管理システムを利用して一定のルールを守れば、ほとんどの書類は即廃棄が可能となります。この電子化は、２０１５年、２０１７年と大幅に要件緩和され、現在に至ります。

具体的には、
２０１５年
・書や領収書で３万円未満に限る規制を撤廃
・業務サイクル方式での関係帳簿の事前承認を撤廃
・個人の実印相当である電子署名要件を撤廃
・膨大な契約申込書はグレースケール記録を容認
・電子取引記録の保存に係る電子署名要件も撤廃
２０１７年
・スキャナについて、「原稿台と一体型に限る」要件を撤廃
・領収書を受領者が読取る場合の要件が追加
・小規模企業者の特例を新設

２０２２年　緩和と義務化
大幅に緩和されました。
1．事前承認制度の廃止
従来の電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存やスキャナ保存を希望する事業者は、事前に税務署長に届出を行って承認を受けなければいけませんでしたが、不要になりました。
2．電子取引における電子データ保存の義務化
電子取引を行った場合の書類について、これまでは紙に印刷して保存することも認められていました。しかし、改正電子帳簿保存法では、データで受け取った書類や電子的に発行した書類の紙保存が認められていません。

メール添付されたPDFデータの請求書、インターネットを介してダウンロードした領収書などは、すべて電子取引に該当し、電子データとして保存しなければならなくなりました。
また、電子データで保存するためには、真実性の要件と可視性の要件を満たす必要があります

上記の改正により、今までのネックとなっていた問題が一部解決され、多くの企業が電子化に前向きな状況となりました。